Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Jokilaaksojen Kauppaseura ry
Y-tunnus 0190556-5
Aatteellinen yhdistys, kotipaikka Ylivieska
Postiosoite:
c/o Jarmo Somero
Holmantie 24
85100 Kalajoki
Tietosuoja-asioissa yhteyshenkilönä toimii seuran puheenjohtaja Jarmo Somero: somerojarmo@gmail.com
Seuralla ei ole erillistä tietosuojavastaavaa, eikä yhdistyslain mukaiselle yhdistykselle sellaista tässä laajuudessa vaadita.
Mitä tietoja käsittelemme
Seura käsittelee henkilötietoja jäsenluettelon ylläpitämiseksi ja toiminnan järjestämiseksi. Käsiteltäviä tietoja ovat:
- jäsenyrityksen nimi ja yhteystiedot
- jäsenyrityksen yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- jäsenyyden alkamisajankohta ja mahdollinen päättymisajankohta
- tiedot jäsenmaksuista ja laskutuksesta
- ilmoittautumiset kokouksiin, seminaareihin ja matkoihin
- matkojen järjestämisessä tarvittavat tiedot, kuten matkustajan nimi ja matkustusasiakirjan tiedot, silloin kun matka sitä edellyttää
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, ei kerätä. Jos matkanjärjestäjä tarvitsee esimerkiksi ruokavaliotiedon, se välitetään vain kyseistä matkaa varten eikä sitä tallenneta jäsenrekisteriin.
Lisäksi seuran hallituksen jäsenten nimet ja tehtävät julkaistaan tällä verkkosivustolla. Kyse on yhdistyksen toiminnan avoimuudesta: jäsenten ja jäseneksi haluavien on voitava tietää, ketkä seuraa edustavat.
Mihin tietoja käytetään
- jäsenluettelon ylläpito, jonka yhdistyslaki edellyttää
- jäsenyyden hoitaminen ja jäsenmaksujen laskutus
- kokouskutsut ja seuran tiedotus jäsenille
- kokousten, seminaarien ja matkojen järjestäminen
- seuran hallinto ja kirjanpito
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin. Seura ei tee suoramarkkinointia ulkopuolisille eikä myy tai vuokraa tietoja kenellekään.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu:
- lakisääteiseen velvoitteeseen jäsenluettelon osalta. Yhdistyslain 11 §:n mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa.
- jäsenyyssuhteeseen ja seuran oikeutettuun etuun jäsenviestinnän, tilaisuuksien ja matkojen järjestämisen osalta.
- kirjanpitolain velvoitteisiin maksu- ja laskutustietojen osalta.
Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan jäseneltä itseltään: jäsenhakemuksesta, jäsenen ilmoittamista muutoksista sekä tilaisuuksiin ja matkoihin ilmoittautumisen yhteydessä. Uuden jäsenen esittää seuran nykyinen jäsen, ja hakemus käsitellään hallituksessa.
Tietojen luovutukset
Tietoja luovutetaan vain silloin, kun se on toiminnan kannalta välttämätöntä:
- matkanjärjestäjille ja majoituspalveluille matkojen varaamista varten, ja vain kyseiselle matkalle ilmoittautuneiden osalta
- tilitoimistolle ja tilintarkastukseen kirjanpidon edellyttämässä laajuudessa
- viranomaisille silloin kun laki sitä vaatii
Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kuin silloin, kun matka suuntautuu ETA-alueen ulkopuolelle ja matkanjärjestäjä tai kohdemaan viranomainen tarvitsee matkustajatiedot matkan toteuttamiseksi.
Säilytysaika
Jäsentietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita seuran hallintoon tai lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen. Kirjanpitoon liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan.
Yksittäistä matkaa varten kerätyt tiedot poistetaan, kun matka on toteutunut ja siihen liittyvät maksut on selvitetty.
Seuran historiaan liittyvät asiakirjat, kuten kokousten pöytäkirjat ja historiikit, säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.
Tietojen suojaus
Jäsenluetteloa käsittelevät vain ne hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt, jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Tiedot säilytetään salasanalla suojatuissa järjestelmissä ja lukituissa tiloissa. Paperiset asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti.
Verkkosivut, evästeet ja lokitiedot
Tämä verkkosivusto ei käytä evästeitä eikä analytiikkaa. Sivusto ei tallenna mitään tietoa selaimeesi eikä seuraa liikkumistasi sivustolla. Sivustolla ei ole yhteydenottolomakkeita, mainosverkostoja eikä sosiaalisen median seurantapikseleitä.
Sivusto ei myöskään lataa mitään ulkopuolisilta palvelimilta — ei fontteja, ei karttoja, ei videoupotuksia. Kaikki kuvat, tyylit ja skriptit tulevat samasta osoitteesta kuin sivusto itse. Tämä tarkoittaa, ettei sivuston selaaminen välitä tietoa kolmansille osapuolille.
Sivustoa ylläpitävä palveluntarjoaja tallentaa teknisiä lokitietoja, kuten IP-osoitteen, aikaleiman ja pyydetyn sivun. Lokitietoja käytetään palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen, ja ne poistuvat palveluntarjoajan käytäntöjen mukaisesti. Seura ei käytä lokitietoja yksittäisten käyttäjien seuraamiseen.
Sivuston lähdemerkinnöissä on linkkejä Creative Commons -lisenssiehtoihin. Linkin avaaminen siirtää sinut ulkopuoliselle sivustolle, jolla on omat tietosuojakäytäntönsä.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennös
- vaatia virheellisen tiedon korjaamista
- pyytää tietojen poistamista silloin, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
- vastustaa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista
- peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
Huomaa, että jäsenluettelon osalta tietoja ei voida poistaa jäsenyyden aikana, koska luettelon pitäminen on yhdistyslain mukainen velvollisuus.
Pyynnöt osoitetaan sähköpostilla osoitteeseen somerojarmo@gmail.com tai kirjeellä yllä olevaan postiosoitteeseen. Vastaamme pyyntöön kuukauden kuluessa. Voimme pyytää varmistamaan henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista.
Jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
Selosteen muutokset
Kehitämme toimintaamme ja voimme päivittää tätä selostetta. Merkittävistä muutoksista kerrotaan jäsenille seuran tiedotuksessa.